Politique de confidentialité

Portée

La présente politique s’applique à Hypothèque 360 (« Nous », « Nos » et « Notre »), et elle décrit la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels.

Cette Politique de confidentialité touche les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons à partir de nos sites Web, des demandes de prêt hypothécaire et des demandes de renseignements qui nous sont acheminées. Elle touche également les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons de toute autre façon. Le terme « renseignements personnels » désigne toute information relative à une personne identifiable, sous réserve de définitions ou d’interprétations plus précises selon les lois pertinentes en vigueur. Les renseignements personnels comprennent généralement le nom, l’adresse, l’adresse courriel et l’information financière liés à une personne, mais ils ne comprennent généralement pas les coordonnées ou renseignements liés à l’entreprise.

Le présent avis de confidentialité ne touche pas les renseignements personnels des employés, des membres du personnel temporaire ou permanent, des consultants ou d’autres personnes exécutant un mandat avec nous. De plus, le présent avis ne touche pas quelque information que ce soit qui ne constitue pas des « renseignements personnels » tels que définis ou interprétés selon les lois pertinentes en vigueur.

Notre engagement

Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels et à recueillir, utiliser et divulguer ceux-ci uniquement en conformité avec les lois sur la protection des renseignements personnels en vigueur.

Consentement

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels après avoir obtenu votre consentement (qui peut être donné de façon explicite ou implicite) ou selon les exigences ou autorisations qui sont prévues par la loi. En nous fournissant vos renseignements personnels (par l’intermédiaire de nos sites Web ou autrement), vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions ces renseignements personnels en conformité avec la présente politique. Sous réserve d’exigences prévues par la loi et d’obligations contractuelles et moyennant un préavis raisonnable, vous pouvez retirer votre consentement à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements personnels à l’avenir en communiquant avec notre agent de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée plus bas. Si vous refusez les conditions de la présente politique ou si vous retirez votre consentement, nous pourrions être dans l’impossibilité de vous fournir certains produits, services ou renseignements.

Nature de la collecte d’information

S’il y a lieu, nous obtenons les renseignements personnels directement de vous ou de nos interactions avec vous, mais nous pouvons aussi obtenir, au besoin, vos renseignements personnels d’autres sources, notamment de courtiers en hypothèques et d’agents de notre réseau, ainsi que d’agences de renseignements sur les consommateurs, d’agences d’évaluation du crédit, d’institutions financières et d’évaluateurs de biens immobiliers. Les renseignements personnels que nous obtenons peuvent inclure les éléments suivants : votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, vos informations financières, vos antécédents en matière de crédit et d’autres renseignements qui sont pertinents en ce qui concerne les produits et services que nous vous offrons, qui sont pertinents pour une demande de prêt hypothécaire ou qui sont inclus dans une demande d’information envoyée par vous, que ce soit directement ou par l’intermédiaire de l’un des courtiers en hypothèques ou agents de notre réseau. Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à l’information dont nous avons besoin pour les raisons que nous vous exposons ci-après ou selon ce que la loi exige ou autorise.

Les raisons pour lesquelles nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels afin de pouvoir :

Vous fournir des produits et des services;
Traiter les demandes de prêt hypothécaire et les demandes de renseignements que vous nous envoyez, par l’intermédiaire de l’un des courtiers hypothécaires de notre cabinet;
Faciliter vos relations et vos transactions avec les courtiers hypothécaires ainsi qu’avec les utilisateurs de nos produits et services;
Connaître vos besoins et vos préférences afin de mieux vous servir, notamment en ce qui a trait à la recommandation de produits et services convenant particulièrement à vos besoins;
Élaborer, commercialiser, vendre ou fournir nos produits et services;
Établir et entretenir une relation commerciale avec vous, ce qui comprend le fait d’établir votre identité et d’exécuter des obligations contractuelles;
Obtenir de l’information sur vos antécédents en matière de crédit, dans le cas où vous faites une demande de crédit ou de prêt hypothécaire;
Traiter les paiements liés à votre achat de nos produits et services;
Développer, gérer et améliorer notre entreprise et nos activités;
Nous protéger des erreurs, violations de contrats, négligences, fraudes et activités illégales;
Conclure des transactions commerciales, y compris l’achat, la vente, la location, la fusion, l’amalgame ou tout autre type d’acquisition, de cession, de titrisation de financement, auxquelles nous participons ou auxquelles une partie de notre entreprise participe;
Prévenir et découvrir toute violation de la présente politique de confidentialité ou d’autres conditions de service ou d’utilisation, ainsi qu’enquêter sur celles-ci et sur des fraudes et d’autres affaires; et
Nous conformer aux exigences prévues par la loi ou à d’autres exigences ou dispositions réglementaires.

Si nous avons besoin de vos renseignements personnels à d’autres fins, nous vous en présenterons les raisons et obtiendrons votre consentement si la loi l’exige.

Divulgation des renseignements personnels

Notre politique consiste à ne pas divulguer ni vendre vos renseignements personnels sans avoir obtenu votre consentement, sauf indication contraire dans les présentes ou en cas d’autorisation ou d’exigence prévue par la loi.

Si vous nous faites parvenir une demande de prêt hypothécaire ou une demande de renseignements, que ce soit directement ou par l’intermédiaire d’un des courtiers hypothécaires de notre cabinet, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels à des tiers, comme des prêteurs, des assureurs, des agences d’évaluation du crédit. Nous pourrions aussi divulguer vos renseignements personnels à nos courtiers et à leurs affiliés respectifs dans le but de traiter votre demande de prêt ou de renseignements.

De temps à autre, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services que nous avons embauchés pour exécuter certaines fonctions en notre nom ou pour nous fournir des services, y compris des tiers fournisseurs de logiciels, de services de traitement des paiements et de services d’hébergement Web. Nous pouvons effectuer des analyses de données sur vos renseignements personnels et produire des rapports, des statistiques et de l’information à l’aide de vos renseignements personnels à des fins de publication (mais seulement sous forme anonyme et agrégée).

Tout renseignement personnel peut aussi être transféré ou divulgué à un acquéreur ou à un acquéreur éventuel dans le cas d’une vente, d’une cession ou de tout autre transfert de l’ensemble ou d’une partie de notre entreprise ou de nos biens. Dans l’éventualité d’un tel transfert, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour tenter de nous assurer que le destinataire du transfert utilise vos renseignements personnels d’une façon conforme à la présente politique de confidentialité.

Nous pourrions aussi divulguer vos renseignements personnels à d’autres tiers moyennant votre consentement ou sans votre consentement si leur divulgation est exigée ou autorisée par la loi.

Stockage des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont stockés dans nos installations ou dans les installations de nos fournisseurs de services directs ou indirects. Nous conservons vos renseignements personnels le temps nécessaire, selon les raisons pour lesquelles ils ont été obtenus ou pour nous conformer aux exigences prévues par la loi.

Si vous postulez pour un emploi avec nous, nous utiliserons les renseignements personnels que nous recueillerons en lien avec votre demande d’emploi en vue d’évaluer votre candidature et de décider si nous vous offrons un poste. Si vous acceptez un poste avec nous, les renseignements personnels seront conservés en conformité avec nos pratiques de confidentialité relatives aux renseignements personnels de nos employés. Si nous ne vous offrons pas de poste ou si vous n’acceptez pas notre offre d’emploi, nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période raisonnable dans l’éventualité où un poste approprié deviendrait vacant ou dans l’éventualité où vous nous feriez parvenir une nouvelle demande d’emploi.

Lieu de stockage ou de traitement

Nous et nos fournisseurs de services pourrions stocker ou traiter vos renseignements personnels au Canada et, dans la mesure où les lois pertinentes le permettent, aux États-Unis ou sur d’autres territoires. Les renseignements personnels qui sont stockés ou traités sur des territoires étrangers peuvent être soumis à des lois et à des exigences juridiques différentes de celles qui sont en vigueur au Canada.

Aspect juridique

Nous et nos fournisseurs de services pourrions divulguer vos renseignements personnels sur présentation d’un mandat de perquisition, d’une assignation de témoin ou de tout autre mandat ou demande de renseignement légalement valide. Nous pourrions également divulguer vos renseignements personnels à un organisme d’enquête dans le cas d’une violation d’une entente ou d’une infraction à la loi, ou selon toute autre exigence prévue par la loi. Enfin, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels au besoin pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits, ou en vertu d’une autorisation par la loi.

Renseignements obtenus par votre utilisation de nos sites Web et de nos applications logicielles

Comme beaucoup d’autres entreprises, nous utilisons diverses technologies pour recueillir de l’information et suivre votre activité lorsque vous visitez nos sites Web et utilisez nos applications logicielles. Par exemple, nous pouvons utiliser des témoins ou « cookies » (de petits fichiers envoyés à votre navigateur afin de stocker de l’information) ou encore des pixels-espions (des images invisibles placées sur certaines pages de nos sites Web) afin de recueillir des renseignements personnels sur votre utilisation de nos sites Web. Nous pouvons aussi obtenir des données analytiques et de l’information se rapportant à votre utilisation de nos sites Web et applications logicielles, comme votre adresse IP, le navigateur, l’appareil et le système d’exploitation que vous utilisez, l’adresse URL qui vous a dirigé vers notre site Web, votre emplacement physique, les pages des sites Web et des applications logicielles que vous visitez, la durée et la nature de votre utilisation, ainsi que le moment de la journée où vous accédez aux sites Web et où vous utilisez les applications logicielles.

L’information que nous recueillons nous permet de suivre vos activités sur nos divers sites Web et nos applications logicielles, ainsi que d’améliorer votre expérience d’utilisateur et la fonctionnalité de nos sites Web et applications logicielles. Nous pouvons aussi utiliser cette information pour commercialiser certains produits ou services auprès de vous ou pour adapter nos sites Web et applications logicielles à votre profil d’utilisateur. Nous pouvons aussi utiliser cette information pour créer des renseignements agrégés et anonymes afin de déterminer quelles fonctions sont les plus populaires et les plus utiles pour nos utilisateurs, ainsi qu’à d’autres fins statistiques.

Mécanismes de protection

Nous protégeons les renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle contre toute perte, toute utilisation malveillante, tout accès non autorisé et toute modification, et ce, à l’aide de mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques raisonnables.

Dans la mesure où nous avons des ententes avec nos fournisseurs de services pour stocker ou traiter vos renseignements personnels en notre nom, notre politique consiste à exiger de leur part, par contrat ou par d’autres moyens, qu’ils assurent une protection comparable lorsqu’ils stockent ou traitent vos renseignements personnels. Toutefois, ces fournisseurs de services peuvent avoir leurs propres politiques de confidentialité.

Bien que nous croyions que ces mécanismes de protection sont raisonnables et comparables aux mécanismes de protection fournis par des fournisseurs de services similaires, nous ne pouvons garantir qu’ils suffiront à protéger en toutes circonstances la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

Accès, correction, demandes d’information et plaintes

Si vous désirez accéder à vos renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle, si vous voulez les corriger ou si vous voulez poser une question ou formuler une plainte relative à nos pratiques touchant les renseignements personnels en vertu de la présente politique, veuillez communiquer avec la personne suivante :

Jean Corriveau
380 rue de la Charmotte, Québec, QC, G1C 0E8
jean@votrehypotheque360.ca

Changements

La présente politique peut être révisée périodiquement. Nous vous recommandons de consulter cette politique de façon assidue afin d’obtenir la version la plus actuelle, mais aussi de vous assurer d’être au fait de tout changement qui y serait apporté et d’accepter ces changements. Il vous suffit de communiquer avec nous à l’adresse, adresse courriel ou numéro de téléphone ci-dessus pour obtenir une copie mise à jour de la présente politique.

Politique sur le traitement des plaintes

Préambule

Cette politique vise à régir la conformité en courtage hypothécaire du cabinet Hypothèque 360. Elle doit être appliquée rigoureusement et utilisée comme un outil au service de l’exercice des représentants autonomes ou des cabinets pour répondre aux exigences de l’Autorité des marchés financiers (ci-après nommée « l’AMF »). Prenez note que le terme représentant désigne, aux fins de la présente politique, un courtier hypothécaire.

Les objectifs

Avoir une procédure équitable et gratuite pour traiter les plaintes reçues par les clients, soit des personnes ayant un intérêt dans un produit ou service qu’il a distribué ainsi que les règlements de différends;
Encadrer l’ensemble du processus de gestion des plaintes;
Avoir un processus de règlement des différends concernant un produit ou un service qui a été distribué.

Les définitions

Aux fins de la politique, une plainte constitue l’expression d’au moins un (1) des trois (3) éléments suivants :

un reproche à l’endroit d’un représentant ou du cabinet;
l’identification d’un préjudice potentiel ou réel qu’aurait subi ou pourrait subir un consommateur;
la réclamation d’une mesure correctrice.

Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières du représentant et sans que le consommateur n’ait porté plainte.

1. Rôles et responsabilités

La personne responsable de la conformité, M. Jean Corriveau, est responsable de l’application de cette politique. La personne responsable doit transmettre au personnel toute l’information nécessaire au respect de cette politique.

Un résumé de la présente politique doit être disponible sur le site internet du cabinet, le cas échéant. Ce résumé doit contenir au minimum (i) les caractéristiques qui font qu’une communication au cabinet représente une plainte, plainte qui doit être consignée au registre des plaintes et (ii) le fait que le cabinet doit ouvrir un dossier relatif à chacune de ces plaintes.

2. Création d’un registre des plaintes

La personne responsable de la conformité doit s’assurer qu’un registre des plaintes est créé.

Chaque dossier de plainte doit y être inséré.

Elle est aussi responsable de la gestion de ce registre, y compris les déclarations obligatoires au SRP (Système de rapport des plaintes) tel que prévu à l’art. 7 de la présente politique.

3. Signalement d’une plainte par une personne ayant un intérêt

3.1 Ouverture de dossier

Lors d’un signalement d’une plainte, sous quelque forme que ce soit, la personne responsable de la conformité doit ouvrir et noter la date de la réception de la plainte dans un registre des plaintes. Celui qui reçoit la plainte doit inviter le plaignant à transmettre sa plainte par écrit ou prendre tous les détails par écrit relatifs à la plainte.

Un exemple de registre des plaintes apparait à l’annexe A.

Si c’est une personne autre que la personne responsable de la conformité qui reçoit la plainte, l’employé concerné doit aviser la personne responsable de la conformité sans délai.

Une copie de la plainte, si elle est écrite, ou la version consignée si elle est verbale doit être insérée au dossier.

3.2 La réception de la plainte

Tout consommateur qui désire porter plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :

Jean Corriveau
380 rue de la Charmotte, Québec, QC, G1C 0E8

3.3 Accusé de réception

Suite à la réception de la plainte, la personne responsable de la conformité doit alors déclencher le processus de traitement d’une plainte.

La personne responsable de la conformité doit faire parvenir un accusé de réception à la personne plaignante, et ce, sans délai ou à défaut dans les cinq (5) jours suivant la réception de la plainte.

L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :

une description de la plainte reçue, précisant le préjudice subi ou potentiel, le reproche fait au représentant et la mesure correctrice demandée;
le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte;
dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle le plaignant doit répondre dans un délai fixé, à défaut de quoi la plainte sera réputée abandonnée;
la politique de traitement des plaintes;
un avis informant le plaignant de son droit de demander, en tout temps et/ou s’il n’est pas satisfait de la position finale ou du traitement de sa plainte, le transfert de son dossier à l’Autorité. Cet avis doit également mentionner que l’Autorité peut offrir des services de règlement des différends, si elle le juge opportun;
une mention informant le plaignant que le dépôt d’une plainte auprès de l’Autorité n’interrompt pas la prescription de ses recours contre le représentant ou le cabinet devant les tribunaux de droit civil.

Un exemple de modèle d’accusé de réception apparait à l’annexe B.

En cas du transfert du dossier de la plainte, le dossier transféré est composé de l’ensemble des éléments d’information relatifs à la plainte.

Le respect des règles de protection des renseignements personnels demeure la responsabilité du représentant.

3.4 Contenu du dossier de plainte

Ce dossier doit comprendre les éléments suivants :

la plainte écrite du plaignant, incluant les trois (3) éléments de la plainte (le reproche à l’endroit du représentant, le préjudice réel ou potentiel et la mesure correctrice demandée);
le résultat du processus de traitement de la plainte (l’analyse et les documents l’appuyant);
la réponse finale au plaignant, écrite et motivée;
les correspondances avec le plaignant et tout document relatif à la plainte.

4. Enquête

La personne responsable de la conformité doit recueillir et analyser les commentaires et la documentation pertinente. Elle doit s’assurer d’obtenir les renseignements supplémentaires qu’elle juge manquants, le cas échéant.

5. Assurance responsabilité civile professionnelle

Le cas échéant, la personne responsable de la conformité ou le représentant visé par la plainte doit aviser, sans délai, son assureur en responsabilité civile professionnelle.

6. Rapport

Lorsque la personne responsable de la conformité a terminé le traitement de la plainte, elle doit rédiger un rapport. Elle doit aussi informer la partie plaignante du résultat de son enquête par une réponse écrite et motivée. Le rapport et la réponse doivent être consignés dans le dossier de plainte.

7. Déclaration à l’AMF

Deux (2) fois par année, la personne responsable de la conformité doit transmettre à l’AMF, par le biais du système informatique SRP, un rapport faisant état du nombre et de la nature des plaintes reçues, et ce, qu’elle ait reçu ou non des plaintes, sauf lorsqu’il y a un (1) seul représentant au sein du cabinet.

Dans ce cas, il y a lieu d’envoyer un rapport seulement lorsqu’il y a eu effectivement des plaintes.

Les périodes de déclaration sont (au plus tard) le 30 juillet pour les données recueillies du 1er janvier au 30 juin (au plus tard) le 30 janvier pour les données recueillies entre le 1er juillet et le 31 décembre.

8. Les dispositions générales

La présente politique doit être révisée annuellement par la personne responsable de la conformité laquelle doit rédiger un document faisant état de son travail de révision.

Le document doit faire état notamment de la pertinence de modifier le contenu de la politique, des modifications proposées, le cas échéant, et leur justification.

S’il y a une vérification externe en cours d’année, les recommandations du rapport doivent être intégrées à la politique, le cas échéant.

La présente politique de conformité est en vigueur depuis le 01 mai 2024.